● документацию о закрытом аукционе, заявки, поданные на участие в закрытой процедуре, протоколы (ч. 13 ст. 90).
Для другой документации срок хранения документов 44-ФЗ не устанавливает. Его можно найти в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236. 3 года нужно обеспечивать сохранность:
● планов-графиков;
● документов, составленных в ходе проведения конкурса, аукциона, запроса предложений и котировок (извещение, закупочная документации, заявки, протоколы и т.п.);
● журналов регистрации заявок на участие в торгах;
● журналов регистрации представителей организаций-участников торгов, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками.
Срок хранения документов по 44-ФЗ в ЕИС не должен быть меньше, однако система призвана для постоянного хранения сведений о торгах.
Государственные и муниципальные контракты, заключенные по итогам торгов нужно хранить 5 лет с момента их выполнения или расторжения. По истечению этого временного интервала экспертно-проверочная комиссия может передать их на постоянное хранение в архив.
Положения о контрактной службе, о комиссиях по проведению торгов нужно хранить постоянно, а по окончанию их действия передавать в архив. Заказчик имеет право расширить перечень документации, подлежащей длительному хранения и увеличить сроки хранения (см. письмо Минэкономразвития от 24.04.2017 № Д28и-1805).
Порядок хранения документации
Все документы организации разделяют на 2 большие группы. Первая - архивный фонд, куда входят документы постоянного хранения (положения о контрактной службе, о комиссиях по проведению торгов). Их необходимо передавать в архив организации. Требования к архивам и условия хранения документации установлены Правилами организации хранения, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Например, электронный документ должен быть сдан в архив в 2-х экземплярах, причем каждый экземпляр – находиться на разных устройствах.
Вторая - документы временных сроков хранения (до 10 лет). В нее относят большинство документации по торгам. Хранить ее нужно в структурных подразделениях заказчика, а после – уничтожать (п. 2.3 Правил № 526).
Заказчик должен составить конкретный перечень документации, относящейся к первой и второй группе и определить срок, в течение которого нужно их сохранять. При хранении документов в архиве и в структурном подразделении сроки хранения по 44-ФЗ, рассмотренные нами выше исчисляют с 1 января следующего года, за тем, когда были проведены торги, выполнен контракт и т.д.
Что делать по истечению сроков хранения
Правила № 526 устанавливают правила утилизации документации, входящей в архивный фонд. Думается, что и документы временных сроков хранения можно уничтожать по этим же правилам.
Для начала необходимо создать экспертно-проверочную комиссию. Такая комиссия ежегодно отбирает документы для хранения и уничтожения. Если комиссия признает документ, утратившим ценность, она включит его в акт о выделении к уничтожению (форма 21 Правил № 526).
Отобранные документы уничтожают физически, например, путем сжигания или измельчения. Электронные документы можно уничтожить также программно-техническим способом, т.е. стереть их с носителя или перезаписать поверх другую информацию. По итогам уничтожения документации следует составить отдельный акт, в котором указать перечень уничтоженных документов, способ утилизации, прописать факт полной утилизации. Документ подписывают члены экспертно-проверочной комиссии. С момента составления этого акта документы считаются утилизированными.